INGEKOMEN MAIL: Beste clubverantwoordelijke, deelnemer aan Vroemdag,
Gelieve in bijlage de volledige inschrijvingslijst te willen vinden van Vroemdag 2011 zoals die op DIT moment er uit ziet.
Gedeelde smart is halve smart, dus ik ga jullie even een blik gunnen achter de schermen van dit verhaal, zodat ik niet alleen op jullie begrip kan rekenen, maar ook op jullie medewerking:
- het Circuit van Zolder verplicht ons dat elke wagen uitgerust is met een transponder, met bijhorende identificatiesticker op de ruit (moet dus zelfde nummer zijn!) - Hierop worden GEEN uitzonderingen gemaakt
- elke transponder die in de loop van de dag aantoont dat de wagen te veel geluidsoverlast maakt, mag voor de rest van de dag NIET meer op 't circuit (dit komt per jaar zo'n 10x voor, ondanks onze verwittigingen!)
- het aantal transponders is beperkt tot 237 stuks, waarvan er soms een paar missen (en ik weet dat pas de dag zelf!)
- het aantal inschrijvingen is momenteel 256 wagens, waarvan er 2 zijn (zie nrs 88) die slechts een halve dag wensen/kunnen rijden, ik zit dus met 18 wagens (= mensen!) die momenteel GEEN transponder toegewezen kunnen krijgen.
Aangezien dit een evenement is dat zich berust op vrijwillige deelname en kosteloze/vergoedingsloze bijdrage van iedereen die er mee betrokken is, en bovendien in de éérste plaats nog steeds een liefdadigheidsproject is voor mindervalide kinderen, valt het mij steeds moeilijk om deelnemers aan dit evenement te weigeren. Zeker omdat ik weet dat velen onder jullie al dikwijls hebben deelgenomen aan Vroemdag en er bijgevolg ook voor gezorgd hebben dat 't zo successvol is.
In 't verleden heb ik dan ook al een paar truukjes uit mijn mouw geschud om méér wagens dan transponders aan Vroemdag te laten deelnemen, bvb door piloten uit dezelfde club met dezelfde transponders te laten rijden, maar in verschillende sessies.
Dat lukte tamelijk goed en kon ook makkelijk voorbereid worden (ik maakte zelf de stickers met de kleurcode van de sessie op) ... tot vorig jaar : toen werden het er teveel en de verantwoordelijke van 't Circuit van Zolder heeft mij verzocht om 't aantal wagens per sessie te beperken tot max 110 (VIP wagens niet meegerekend). Bovendien wil 't Circuit van Zolder ook terug hun eigen stickers te gebruiken (zij vinden die beter leesbaar).
Ik moet dus een andere oplossing vinden voor mijn jaarlijks probleem (ik blijf namelijk weigeren om inschrijvingen te weigeren
1. Eén van deze oplossingen bestaat erin om piloten binnen een bepaalde club opnieuw met dezelfde transponder te laten rijden, maar dan slechts in één sessie ipv twee.
Met andere woorden: piloot X rijdt in sessie B voormiddag met transponder nr XXX en piloot Y rijdt in sessie B namiddag met transponder nr XXX. Deze oplossing kan ENKEL binnen clubverband gebeuren, en mits correcte afspraken intern! Bovendien moet ik dan ook liefst zorgen voor dubbele stickers voor bepaalde wagens.
2. Een andere oplossing is dat ik 18 mensen gewoon laat wachten totdat ze een transponder kunnen krijgen van iemand die op Dinsdag ondanks alles, toch NIET komt opdagen en zo zijn er minstens 'n 15-tal tijdens elke Vroemdag. Echter niemand is hier gelukkig mee.
Om Vroemdag 2011 goed te kunnen voorbereiden verkies ik om oplossing 1 eerst toe te passen: dan weet iedereen waaraan hij is, is verzekerd van deelname en is er geen gezaag en geklaag!
Bovendien komen er toch steeds een aantal mensen niet, en kunnen sommigen, die in eerste instantie enkel ingepland waren om voormiddag te rijden, ook nog op namiddag rijden.
Mijn grote probleem is echter dat ik NIET op voorhand kan weten hoeveel er toch niet komen EN welke transponder nummers dit gaan zijn!
Een ander probleem is dat er zich steeds nog mensen komen aanbieden op de dag zelf (dus zonder inschrijving) EN dat sommige mensen van de organisatie plots op de dag zelf een paar transponders voor hun vriendenkring opeisen.
Zoals jullie kunnen zien: 't is niet zo simpel en 't wordt er zeker niet eenvoudiger op
Om oplossing 1 een kans te geven, heb ik jullie medewerking nodig: mochten er mensen in jullie club zijn die slechts één sessie wensen te rijden (opgelet: vrij rijden na 15u30 is ook nog steeds mogelijk!),
laat mij dan weten WIE en WANNEER (voormiddag/namiddag) hij of zij wenst te rijden. Bovendien moet 't aantal mensen steeds 'n even aantal zijn (bvb 2 of 4 of 6....)
PS: Ik zoek maximum een 10-tal mensen in groep A (= 5 transponders) en een 26-tal mensen in groep B (= 13 transponders). Ik verplicht jullie tot niets, maar reken enkel op jullie spontane medewerking.
Indien oplossing 1 ontoereikend blijkt te zijn, zal ik oplossing 2 voor 't resterend gedeelte MOETEN toepassen, en desnoods oplossing 3 (= deelname weigeren)
OPGELET: mocht er vandaag of morgen toch nog iemand zijn die afmeldt: laat 't me dan steeds onmiddellijk weten: dit spaart namelijk 1 transponder uit = 2 mensen die de ganse dag kunnen rijden!
Ik zal in de loop van Maandag namiddag 17/10/2011 de definitieve deelnemerslijst opmaken (= inschrijvingslijst met transponder nummer), dus jullie hebben tijd tot dan om te reageren.
Bovendien kan ik dan de best mogelijke voorbereiding (lees: zoveel mogelijk piloten altijd laten rijden) maken.
Ter info: groep A rijdt van +/- 10u00 tot 10u50 en van 13u15 tot 14u15 - groep B rijdt van +/- 11u00 tot 11u50 en van 14u25 tot 15u25 - nadien vrij rijden tot 16u45 (helm verplicht!)
Tenslotte moet dit nog even van mijn hart: ik heb een tamelijk drukke internationale job (= heel veel e-mails!) en ik doe dit werk volledig gratis en in al mijn vrije tijd, bovendien zou ik ook graag willen meerijden met jullie (heb 'n mooie wagen hiervoor), maar helaas kan ik dit niet.
Ik probeer ook iedereen te helpen en te plezieren en maak 't mij daardoor misschien moeilijker dan dat 't is. Daarenboven krijg ik ook wat e-mails van mensen uit jullie clubs die niet goed weten waaraan ze zijn of wat er gaande is, en geloof mij: ze zijn niet altijd even vriendelijk en begripvol. Jullie begrijpen nu wellicht dat ik daar niet zo gelukkig mee ben en doe hierbij een oproep aan jullie, als zijnde club verantwoordelijken, om jullie eigen clubleden steeds op de hoogte houden van de situatie. Ik kan moeilijk altijd maar e-mails sturen naar +250 mensen.
Verder zal ik ook wat strenger moeten worden in de toekomst naar piloten toe die hun kat sturen op Dinsdagmorgen. Ook diegenen die 'profiteren' van Vroemdag om eens gratis op 't circuit rond te tuffen met of zonder hun vrienden, of diegenen die beloven met 'n "mooie" wagen te komen en dan plots te verschijnen met 'n "gewone" wagen (herinner de lijkwagen van enkele jaren terug): 't zal hun laatste keer zijn, want ik breng mijn videocamera deze keer mee
- Vroemdag is en blijft in eerste instantie een leuke dag voor de kinderen, die anders nooit de kans krijgen om op 'n racecircuit in een racewagen te zitten, samen met 'n goede, vriendelijke en lieve piloot. Daaom doen we het (zo graag)!
Vriendelijke groeten en op voorhand dank voor de goede samenwerking,
in het restaurant voordat we naar huis vliegen!